Lånebilsmodulen ger dig möjlighet att boka in lånebil i en egen kalender och knyta denna till en bokad arbetsorder.
Det går även att använda denna utan knuten arbetsorder
För att kunna använda modulen måste den vara aktiverad. Det måste göras på två ställen.
Logga in som "admin"
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Verkstad"
Under inställningar ska du bocka i ”Aktivera biluthyrning”
Logga in som "Admin"
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Tilläggstjänster"
Klicka på ”Uthyrning Service”
Och aktivera lånebilsmodulen.
För att lägga till eller redigera lånebilar gör följande.
Logga in som "Admin"
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Arbetsresurser"
Klicka på den du vill redigera eller skapa ny, under beskrivning kan du skriva registreringsnummer på bilen, det som skrivs här är det som visas i kalendern.
Finns bilen i ditt fordonsregister kan du söka fram den här.
Du kan även sätta den som ej aktiv om du vill för att sedan kunna aktivera när bilen är tillgänglig igen.
Nu ska du ställa in standardinställningar för lånebilar.
Logga in som "Admin"
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Lånebilar"
Under detaljer så kan du välja text för SMS samt E-post signatur av lånebil.
För att det ska fungera behöver du bocka i använd underskrifter, under fliken ”Avancerat” bockar du i ”Underskrift erfordras”.
Mer info om signering finns i manual Digital Signering.
Lånebilskalender
Dt finns 2 sätt att öppna kalendern för lånebilar.
1. Gå till vanliga kalendern och tryck på ”Lånebilar”.
För att komma tillbaka till bokningskalendern tryck på ”Arbetsorder”.
2. Använd ”Gå till” och välj ”lånebilar”.
Vi har lagt till en standardmall för hyresdokument till systemet. Du är fri att använda den som den är, eller så kan du anpassa den:
Logga in som "Admin"
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Mallar"
Det finns flera sätt att skapa en bokning.
1. Grundläggande hyra
2. Skapa från lånebilskalendern
3. Skapa på kund
4. Skapa på en befintlig arbetsorder
5. Skapa på en ny arbetsorder inifrån schemat på en viss dag
1. Skapa en enkel bokning.
Från översikten kan du välja lånebilar, och därifrån skapa en bokning.
Tryck på ”+NY” för att skapa ny bokning.
Tryck på ”+NY” för att skapa ny bokning.
Datum är startdag och välj sedan för hur lång tid bokningen ska vara.
Välj hyrbil, endast tillgängliga bilar visas för vald tid.
2. Skapa från lånebilskalendern.
Från lånebilskalendern kan du skapa en ny bokning på samma sätt som ovan.
Tryck på ”+NY” för att skapa ny bokning.
3. Skapa från kundkortet.
På kundkortet kan du skapa en bokning, gå till kunden och lägg till lånebil med + tecknet och följ samma som ovan.
4. Skapa från en befintlig arbetsorder.
Om du vill skapa en bokning från en befintlig arbetsorder kan detta också göras mycket snabbt genom att klicka på "+" under "Lånebilar"
5. Skapa bokning från kalendern.
När du skapar en ny arbetsorder genom att dubbelklicka i kalendern kan du välja att lägga till en bokning direkt från det här fönstret.
Kontroll av körkort vid uthyrning.
På kundkortet kan du lägga in körkortsnummer samt förfallodag, detta kommer att skrivas ut på lånebilsavtalet.
Signering av lånebilsavtal.
Öppna lånebilsbokningen från arbetsordern och välj signeringsmetod.
Denna hantering finns beskriven i manual Digital signering.
Kategorisering av lånebilar
Det går att kategorisera in lånebilar för att kunna ha kontroll på vilken typ av bil som lånas ut.
Det går att sätta vilken kategori som helst, som exempel automat/manuell el/diesel stor/liten och så vidare.
Denna funktion beskrivs i manualen Kalender Bokningsgrupper.
Obs:
När du väljer lånebil när du skapar arbetsorder från kalendern så kontrollerar systemet endast om det finns ”Hela” dagar tillgängliga.
Systemet tar ej med bilar som endast har några timmar tillgängliga.
Om du skapar bokning direkt från lånebilsmodulen kan du välja att boka mindre tid än heldagar för att du har full överblick där.
Om du ändrar antal dagar på lånebilen så kommer systemet att ta bort den valda lånebilen.
Tryck igen på ”Dropdown” för att se vilka tillgängliga lånebilar som finns för de dagar du valt.
Det går endast att boka lånebilen från bokad dag och framåt när arbetsorder skapas från kalendern, vill kunden ha lånebil innan den bokade tiden
måste bokningen göras i lånebilskalendern.
Nu, när du skapar en ny arbetsorder från kalendern så måste du först välja antal dagar innan du väljer fordon.
Om kunden behöver lånebil för 3 dagar så kommer systemet endast att visa de lånebilar som är tillgängliga.
Det ser ut så här när du skapar en arbetsorder från kalendern:
