February 14, 2024

Digital signering

Det är nu möjligt att få en digital signatur på offerter och lånebilsavtal.

Det går även att aktivera inbox som används vid 2 vägs SMS så att det kommer ett meddelande när offert är signerad.

Om du vill använda denna funktion så går det inte längre att skicka arbetsorder som offert längre.

Du måste använda offertfunktionen, det har att göra med att det har tillkommit en nyckeltalsmodul samtidigt för offerthanteringen.

Det finns många möjligheter att använda offertmodulen.

• Skapa offert från arbetsorder

• Kopiera befintlig offert för att skapa ny

• Flytta rader från offert och arbetsorder till ny offert

• Och mycket mer (som har kommunicerats i tidigare nyhetsbrev

Här kommer en genomgång av de viktigaste funktionerna.

Längre ner finns en instruktion till de inställningar som måste göras för att aktivera funktionen.

Hur det fungerar i systemet:

När modulen är aktiverad så kommer denna funktion att synas.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering

För att kunna välja signaturmetod så måste offerten få status ”Bokförd

Du kan göra detta genom att klicka på bokför på offerten.

Eller trycka på expandera och ”Bokför”

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_2

När detta är gjort kommer de olika valen för signatur att synas.

Det finns 4 olika sätt att signera.

1. Läsplatta

Här kan du ha en platta på disken där kunden kan signera.

Om du trycker på ikonen nedan så kommer denna bild upp, här signerar kunden med namn och signatur.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_3
Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_4

2. QR-kod

Här kan du visa kund en QR-kod på en platta eller på skärmen som kunden kan skanna.

Om du klickar på symbolen nedan så kommer denna bild upp.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_5
Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_6
Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_7
Trycker kunden på ”Skriv under nu” så kommer samma länk upp som visats tidigare

3. Skicka SMS med länk

Om du klickar på symbolen nedan så skickas ett SMS till kunden.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_8

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_9

Trycker kunden trycker på länken så kommer samma länk upp som visats tidigare.

4. E-post med länk

Om du klickar på symbolen nedan så skickas ett mail till kunden med en länk samt offerten som bifogad PDF.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_10

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_11

Om du klickar på symbolen nedan kan du själv välja status på signeringen och om det ska vara tvingande signering på offerten.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_12

Denna ikon på offerten kommer att ändras från röd till grön när offerten är signerad.

Ikonen visar även med vilken metod offerten är signerad.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_13

Det går nu att filtrera på signaturstatus.

När en offert är signerad så går det ej att makulera denna, då det är ett signerat affärsavtal.

Du kan nu konvertera offerten till arbetsorder.

Det var en enklare genomgång av modulen, det blir lättare att förstå när du börjar använda den.

Om du vill använda denna modul behöver systemet ställas in.

För att aktivera detta, gör följande:

Logga in med ditt "Admin"-konto.

Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"

Klicka på: "Verkstad"

Gå till huvudfunktioner och bocka i ”Underskrifter

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_14

4 nya meddelandetyper har nu skapats i systemet. Dessa måste aktiveras både för offerter och lånebilar.

För att aktivera detta, gör följande:

Logga in med ditt "Admin"-konto.

Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"

Klicka på: "Arbetsorder"

Välj sedan fliken ”offerter

Bocka i ”Använd underskrifter för offerter”.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_15

Välj sedan fliken ”Detaljer

Scrolla nästan längst ner.

Här väljer du vilka "meddelandetyper".

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_16

Detta vill du även göra för lånebilar.

För att aktivera detta, gör följande:

Logga in med ditt "Admin"-konto.
Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"
Klicka på: "Lånebil"

Gå till fliken avancerat, bocka i ”Underskrift erfordras”

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_17

Välj sedan in meddelandetyper.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_18

Det är jobbtyperna som bestämmer om signatur krävs

Det är det som gör att denna blir i bockad som standard

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_19

För att ändra detta, gör följande:

Logga in med ditt "Admin"-konto.

Klicka på: "Inställningar" -> "Avancerade inställningar"

Klicka på: "Arbetstyper"

Välj arbetstyp.

Gå till fliken avancerat. Bocka ur ”Underskrift erfordras” de arbetstyper du ej vill ha signatur.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_20

Om du vill visa signaturen på offertutskriften så måsteföljande kommando läggas till i Wordmallen.

{{Image:SignatureImage}}

 

För att aktivera inbox för signerade offerter, gör följande:

Logga in med ditt "Admin"-konto.
Klicka på: "Inställningar" ->"Avancerade inställningar"
Klicka på: "Verkstad"
Välj ”Huvudfunktioner”, under ”Detaljer” bocka i ”Inbox”.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_21

Nu tänds denna ikon upp när offert är signerad.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_22

När du öppnar meddelanden så kan du markera detta som läst genom att klicka på kuvertet, du kan gå till offerten genom att klicka på offertnummret.

Du kan markera det som läst på kuvertet.

Biltid_System_manual_program_affärssystem_dms_bilverkstad_digital_signering_23

När en offert är signerad går det ej att ta bort denna eller redigera då det är ett signerat ingånget affärsavtal.

Tillbaka